После недавних обновлений программного обеспечения для определенных версий Microsoft Excel летом 2017 года Microsoft выделила отслеживание изменений в качестве устаревшей функции. Чтобы упростить использование, вы можете добавить его на панель быстрого доступа для отслеживания каждого файла. Кроме того, вы можете добавить ленту Excel через создание новой группы и добавить ее в эту новую группу.
Как и в случае с Word, Microsoft обновила свою программу, добавив в нее новую функцию совместного редактирования, чтобы обеспечить возможность совместного использования рабочих книг в Интернете и истории изменений среди коллег, коллег, друзей, семьи и т. Д. Общие рабочие книги были разработаны, чтобы позволить пользователям доступ и редактирование вместе, как только они получают одобрение.
Скажем, например, что вы попросили кого-то вычитать или сотрудничать с вами над проектом Excel. Это довольно простой механизм, так как Excel практически позволяет помечать орфографические ошибки (и имеет проверку орфографии), вставлять комментарии в поле и т. Д. В электронном виде и относительно аналогично документу Word.
Единственное исключение, на которое следует обратить внимание, это то, что Excel выделит измененные ячейки, тогда как в Word вы увидите изменения в словах и предложениях. Однако перед началом мы должны принять во внимание две вещи.
Если ваш лист Excel содержит таблицу, функция отслеживания изменений отказывается работать в электронной таблице. Чтобы разрешить использование, вам потребуется включить « Отслеживание изменений » в книгах, сначала выбрав уже существующую таблицу, затем выберите « Вкладка « Дизайн »», а затем выберите « Преобразовать в диапазон» . Если вам нужны изменения из другие пользователи, рабочие книги должны быть доступны во взаимно доступном месте.
Из-за того, что версии отличаются в зависимости от уровня обновлений, вы не сможете просматривать эту функцию на ленте по умолчанию. Но не волнуйся. Просто добавьте кнопку « Отслеживать изменения » в меню ленты самостоятельно, выполнив следующие действия:
- В меню ленты используйте мышь, чтобы щелкнуть правой кнопкой мыши практически в любом месте и выбрать всплывающую опцию « Настройка ленты ».
- В диалоговом окне « Настройка ленты » перетащите мышь на маршрут « Выбор команд из » на правой панели: должно появиться « раскрывающееся меню / список », из которого вам нужно будет выбрать « Все команды ». или « Команды не на ленте ».
- Из параллельной команды « Customize the Ribbon » вы попадете в выпадающее меню. Это само по себе должно быть установлено на « Главные вкладки » уже в режиме по умолчанию (т. Е. В списке прокрутки, расположенном внизу, должны отображаться основные вкладки заранее). После этой проверки нажмите знак « +», расположенный рядом с « Отзывом » в списке, и продолжайте нажимать «Новая группа» из списка. Это приведет к добавлению новой группы в раздел « Обзор ».
- Затем, чтобы переименовать эту вновь созданную группу, просто щелкните правой кнопкой мыши строку « Новая группа », измените ее на то, что вы хотите назвать, и даже при желании можете даже добавить значок. Для демонстрации мы изменим его на « Отслеживать изменения» . (Excel сам по себе добавит метку « Custom » после вашего имени, только если это произойдет в этом списке.) Если вы нажмете, а затем перетащите « XYZ Group », вы можете переместить его в другую область в списке просмотра.
- Как только вы выделите группу Track Changes, перейдите к выбору двух команд из списка команд, доступного слева:
- « Основные изменения »
- « Принять / отклонить изменения »
Чтобы переместить каждую из команд в группу, необходимо нажать кнопку « Добавить ».
Вы заметите, что когда-то Новая Группа сейчас на Ленте. Далее вы должны:
- Нажмите кнопку « Выделить изменения ».
- Появится сообщение « Отслеживать изменения во время редактирования », кликните мышкой и проверьте его. Повторите для « Выделить изменения на экране ».
- Чтобы закончить, нажмите « ОК ».
После выполнения этих задач каждое изменение, внесенное в нужную электронную таблицу Excel, будет отслеживаться и выделяться с помощью уникального индикатора с синей рамкой и в верхнем левом углу маленького синего треугольника, который появится в отредактированных ячейках. Далее, учитывая удобство для пользователя, программа выделяет другой цвет для определения использования многопользовательской платформы.
Кроме того, если вы наведете курсор мыши на уже отредактированную ячейку, вы получите доступ к следующему:
- Дата
- автор
- Время, когда документ был изменен
- Всплывающее резюме отслеженных изменений, чтобы просмотреть, прежде чем принимать на постоянные изменения.
Обратите внимание, что только самые последние изменения будут заархивированы и представлены в этом всплывающем окне.
Теперь, после того, как каждый потенциальный редактор / участник выполнил свою часть, вы можете перейти к принятию / отклонению предложенных изменений в части задачи.
- Нажмите « Просмотр » в верхней части меню « Лента » и нажмите команду « Принять / отклонить ».
- После повторного подтверждения всплывающего окна Excel с помощью функции « Сохранить рабочую книгу » нажмите « ОК ».
- Excel помечает исходную отредактированную ячейку и одновременно отображает рядом с этим выделение диалоговое окно «Выбрать изменения для« Принять или отклонить ».
- Вы будете в курсе всех текущих изменений, внесенных в отображаемый список. Из вышеперечисленного вы можете выбрать предпочитаемую отредактированную версию или оставить оригинальную. Выберите то, что имеет смысл для вас. Как только вы решили, нажмите « Принять » после выбора из списка лучшей версии.
Однако, если вы считаете, что ни одна из перечисленных версий вам не по вкусу, повторите процедуру, но замените ее, щелкнув по опции « Отклонить ». После принятия решения после этой команды курсор автоматически переместится на следующую отредактированную ячейку для дальнейшей обработки.
- Если изменение, которое вы выбираете, должно пройти через всю электронную таблицу (например, все амперсанды, изменяющиеся на определенный формат), нажмите кнопку « Принять все ». С помощью этой команды все выбранные правки исправляются и принимаются в этот момент.
- Теперь вы можете вернуться к отключению функции « Отслеживание изменений ». Для этого вернитесь в « Группу проверки » и перейдите к группе « Отслеживание изменений ». Нажмите « Выделить изменения » и просто снимите ранее отмеченный флажок « Отслеживать изменения при редактировании… »
